Abläufe
Tatsächliche Arbeitsschritte
Übergaben und Medienbrüche
Ausnahmen und Rückfragen
Aufwand und betriebliche Auswirkungen
Beratung · bundesweit
Digitalisierungsberatung für mittelständische Unternehmen
Welche Abläufe müssen sich ändern – und welche Technik brauchen Sie dafür?
Ich helfe Ihnen herauszufinden, wo Abläufe, Informationsflüsse und Systeme die tägliche Arbeit erschweren. Wir prüfen Ursachen, Abhängigkeiten und Handlungsoptionen. Auf dieser Grundlage entscheiden Sie, was vereinfacht, verbunden, automatisiert oder abgeschafft werden sollte. Die Umsetzung übernimmt Ihr Team, ein bestehender Dienstleister oder heesen.digital.
Digitalisierungsvorhaben besprechen
Ausgangslage
Wenn das Unternehmen funktioniert, aber die Abläufe unnötig schwer sind
Dieselben Informationen werden mehrfach erfasst.
Daten liegen in verschiedenen Systemen und widersprechen sich.
Übergaben funktionieren nur, weil einzelne Mitarbeiter nachhalten.
Neue Software kommt hinzu, ohne alte Probleme zu lösen.
CRM, Warenwirtschaft, Buchhaltung und Website greifen nicht sauber ineinander.
Automatisierung oder KI stehen im Raum, aber die sinnvolle Aufgabe ist noch unklar.
Analyse
Abläufe, Daten, Systeme und Verantwortlichkeiten gemeinsam betrachten
Daten
Datenquellen und Qualität
Mehrfache Erfassung
Verfügbarkeit und Aktualität
Benötigte Entscheidungsinformationen
Systeme
Bestehende Anwendungen
Schnittstellen und Abhängigkeiten
Funktionsüberschneidungen
Anforderungen an Betrieb und Weiterentwicklung
Verantwortlichkeiten
Zuständigkeit für Prozesse und Daten
Entscheidungsbefugnisse
Interne Kompetenzen
Einführung und Schulung
Vorgehen
Erst den Ablauf verstehen. Dann über Systeme entscheiden.
01 – Verstehen
Wir betrachten den betroffenen Ablauf mit den Menschen, die ihn täglich ausführen. Dabei klären wir Problem, Ursachen und wirtschaftliche Bedeutung.
02 – Entscheiden
Wir bewerten Handlungsoptionen, Aufwand und Abhängigkeiten. Dazu gehört auch die Entscheidung, einen Ablauf zu vereinfachen oder eine bestehende Lösung weiterzuverwenden.
03 – Umsetzung organisieren
Wir legen Reihenfolge, Anforderungen und Verantwortlichkeiten fest. Auf Wunsch koordiniert heesen.digital die Umsetzung mit passenden Spezialisten, Ihrem Team und bestehenden Dienstleistern.
04 – Im Betrieb überprüfen
Wenn die Umsetzungsbegleitung zum vereinbarten Auftrag gehört, prüfen wir, ob der neue Ablauf genutzt wird und das vereinbarte Ziel erreicht. Bei Bedarf werden Prozess, System oder Einführung angepasst.
Eine Entscheidungsgrundlage für die nächsten Schritte
Klar beschriebenes Problem und betroffener Ablauf
Bewertung der vorhandenen Daten und Systeme
Priorisierte Handlungsoptionen mit Aufwand und Abhängigkeiten
Anforderungen an Schnittstellen, Automatisierung oder neue Anwendungen
Benannte Verantwortlichkeiten
Vorgehen für Einführung, Schulung und Überprüfung
Wir leiten aus den Abläufen ab, welche Anforderungen eine Softwarelösung erfüllen muss und ob vorhandene Anwendungen ausreichen. Einrichtung, individuelle Entwicklung, Schnittstellen und laufender Betrieb werden gesondert vereinbart.
Belege
Erfahrung mit gewachsenen digitalen Strukturen
Warenpräsentation bei Räder & Form.
Räder & Form
Wie werden stationärer Handel und Onlinegeschäft miteinander verbunden?
Warenbestand, Onlineshop, Kassensystem, Buchhaltung und Marketing wurden als gemeinsame digitale Struktur organisiert. Dazu gehörten Systemauswahl, Dienstleisterkoordination und die Begleitung der Mitarbeiter bei der Einführung.
Einordnung: Historisches heesen.digital-Mandat.
RehaVitalisPlus
Wie entsteht interne Verantwortung für Digitalisierung?
Beratung beim Aufbau einer internen Digitaleinheit und bei der Priorisierung der Digitalisierungsschritte. Zum Mandat gehörten die Digitalisierung von Vermarktung und Prozessen sowie die Entwicklung einer eigenen App.
Einordnung: heesen.digital-Mandat im Gesundheitswesen.
Umsetzung
Werkzeuge für eine geklärte Aufgabe
Welche Lösung passt, entscheidet sich am Ablauf und am wirtschaftlichen Problem.
Digitalisierung & Automatisierung
Wiederkehrende Arbeitsschritte und Informationsübergaben gezielt bearbeiten.
CRM & Schnittstellen
Datenflüsse, Systemübergänge und Zuständigkeiten zusammenführen.
Websites & Websysteme
Digitale Kontakt- und Bestellprozesse mit den betrieblichen Abläufen verbinden.
KI-Anwendungen
Prüfen, ob eine konkrete Aufgabe für KI geeignet ist und welche Daten, Kontrollen und Verantwortlichkeiten sie braucht.
Einführung & Betrieb
Nutzung, Schulung und laufende Verantwortung bei der Umsetzung berücksichtigen.
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Vertriebsberatung
Wenn Nachfrage, Angebot oder Abschlussprozess der eigentliche Engpass sind.
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Wenn Marketingaktivitäten und Investitionen eingeordnet werden müssen.
Referenzen
Mandate mit konkreter Rolle und Umsetzung.
Welcher Ablauf hält Ihr Unternehmen auf?
Schildern Sie kurz, wo Informationen fehlen, Übergaben stocken oder Systeme zusätzliche Arbeit verursachen. Im ersten Gespräch klären wir, welches Problem dahinterliegt und ob externe Unterstützung sinnvoll ist.